Начальник административно-хозяйственного отдела

з/п не указана

Требуемый опыт работы: 3–6 лет

Полная занятость, полный день

Обязанности:
  1. Организация общего делопроизводства и обеспечение порядка документационного обеспечения организации.
  2. Обеспечение единого порядка электронного и бумажного документооборота организации.
  3. Обеспечение архивного хранения документов организации.
  4. Обеспечение работников организации услугами автомобильного транспорта.
  5. Комплексное административно-хозяйственное обслуживание подразделений организации.
  6. Обеспечение товарно-материальными ресурсами и услугами организации.
  7. Планирование, организация и контроль административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации.
  8. Контроль рационального расходования материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных целей.
  9. Организация обеспечение сохранности и содержания в исправном состоянии помещений и имущества организации.
  10. Организация осмотра объектов недвижимости, на территории которых планируется размещение подразделений организации, вынесение на утверждение руководителя вариантов планировочных решений по размещению рабочих мест в новых или действующих объектах.
  11. Организация и контроль процесса поиска, выбора и утверждения подрядчиков для осуществления ремонтных работ, работ по внутреннему и внешнему оформлению объектов недвижимости предприятия. Контроль работ, выполняемых подрядчиками.
  12. Поиск и выбор поставщиков/подрядчиков с целью материально-технического обеспечения и сервисного обслуживания подразделений предприятия. Участие в проведении закупок: организация сбора необходимой документации от потенциальных поставщиков/подрядчиков и формирование пакета документов для утверждения поставщика/подрядчика на закупочной комиссии. Организация и контроль своевременного заключения, сопровождения и расторжения договоров.
  13. Планирование бюджета Отдела и Бизнес-планирование.
  14. Выполнение функции «заказчика услуг» по направлению деятельности. Участие в закупочной деятельности, заключение и сопровождение договоров, дополнительных соглашений, в т.ч.: по услугам доставки корреспонденции, документов и грузов, по услугам почтового обслуживания. Мониторинг деятельности, контроль качества услуг, проверка и приемка выполненных работ/услуг.
  15. Представление интересов предприятия в органах государственной и муниципальной власти и управления Российской Федерации (включая ГИБДД), а также иных учреждениях, организациях по вопросам постановки на учет и снятия с учета транспортных средств организации, а также купли-продажи транспортных средств и транспортного обеспечения деятельности предприятия. Осуществление контроля эксплуатации автомобильного транспорта предприятия.
  16. Организация и контроль обслуживания проводимых производственных совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
  17. Осуществление организации хранения материальных ценностей и имущества предприятия, организация количественного и качественного контроля поступающих материальных ценностей, обеспечение их выдачи, согласно получаемым заявкам от структурных подразделений организации. Контроль внутреннего движения товарно-материальных ценностей, мебели и расходных материалов. Участие в комиссиях по инвентаризации и списанию товарно-материальных ценностей.
  18. Получение по нарядам, заявкам и другим документам ТМЦ. Осуществление хранения и выдачи ТМЦ. Ведение учета ТМЦ, составление и представление в установленном порядке товарно-денежных и других отчетов о движении и остатках вверенного имущества. Оформление в установленном порядке списания ТМЦ.
  19. Контроль проведения платежей по действующим договорам, закрепленным за Отделом в программе SAP/R3 и контроль лимитов.
  20. Контроль и обеспечение сохранности документов в архивных помещениях, арендованных предприятием, организация проведения утилизации документов с истекшим сроком хранения.
  21. Обеспечение сохранности принимаемых в архив документов, своевременное их использование и восстановление в помещениях архива соответствующих условий..
  22. Организация и обеспечение готовности работы Отдела в условиях чрезвычайных ситуаций.
Требования:

Высшее профессиональное образование; стаж работы по направлению деятельности не менее 3-х лет, на должности руководителя не менее 1 года; знание делопроизводства и законодательных норм, понимание правил оформления, эксплуатации и хранения деловой документации; умение вести отчетность, знать инструкции по работе с архивными материалами, нормативные акты; уметь работать с большим количеством информации; владеть компьютером на хорошем уровне; уметь работать с офисной техникой, коммуникабельность, умение работать в команде; грамотная устная и письменная речь.

Условия:

Бессрочный трудовой договор, 5-дневный режим работы, социальный пакет, ДМС. Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом.

Ключевые навыки

Заключение договоров
Закупка товаров и услуг
Организация деловых поездок
Управление секретариатом
Делопроизводство

Вакансия опубликована 22 сентября 2020 в Уфе

Похожие вакансии

Вакансии из других профобластей