• Заключение договоров с тур. агентствами, а также поиск новых партнеров по визовой поддержке; • Обработка корреспонденции руководителя, выявление наиболее важных документов и работа с ними, распределение их по отделам, согласно информативности их содержания; • Организация работы reception (учет документов, в том числе отгрузочных, организация графика работы водителей офиса) и административного менеджера (закупка канцтоваров, воды и т.д) • Помощь в работе отдела кадров - разработка и написание политики командировок (Travel Policy по заданию HR) для прохождения оценки головным офисом (на английском языке) • Помощь в работе отдела кадров - проведение Новогоднего праздника для сотрудников компании – (аренда и поиск места проведения, поиск ведущего, заключение договоров, контроль оплаты, участие в разработке сценария совместно с ведущим, покупка подарков лично). • Помощь в работе отдела кадров – проведение team-building (командообразование), поиск агентства, приемлемой стоимости, разработка программы; • Организация проведения совещаний с региональными менеджерами (главы представительств), подготовка презентаций, участие в них. • Бронирование гостиниц в РФ и за рубежом, нахождение наиболее оптимального варианта • Перевод документов (англ.-русс.-англ). • Организация визитов сотрудников и клиентов (оформление приглашение, обеспечение трансфера, культурная программа) • Контроль работы секретаря офиса и водителей • Управление и организация календарей с помощью оптимизации планирования встреч и мероприятий с посетителями. • Получение информации, общение с клиентами, посредством телефонных звонков и решение вопросов. • Организация поездок, резервирование гостиниц, организация отпусков. • Помощь получения Визы. • Помощь в решении локальных вопросов. Координация и контроль работы персонала, водителей, инструктаж. • Перевод документов и корреспонденции по мере возникновения необходимости. • Протоколирование и участие в совещаниях, отслеживание и контроль поручений, задач, сроков их выполнения. • Организация, подготовка необходимых документов, презентаций конференций, проходящих как внутри России, так и за рубежом. • Подготовка необходимых документов для различных коммерческих и финансовых проектов в компании. Основные задачи по регистрации данных: • Осуществление системы установки, поддержки и пересмотра сложных систем регистрации, и составление отчетов по расходам, в соответствии с сообщениями о таковых. • Гарантия, что расходы сотрудников осуществлены в соответствии с политикой компании. • Составление, редакция, подготовка и координация подготовки документов, корреспонденции, специальных сообщений, и других материалов, в соответствии с политикой компании. • Поддержка конфиденциальности отчетов и др. файловых документов. • Подготовка и интегрирование примечаний, писем, отчетов от начальников структурных подразделений финансового и коммерческого отделов, по требованию финансового / коммерческого директоров. • Работа на компьютере с различными видами документов, диаграмм и графиков. • Использование системы SAP R-3 Blueprint (Система Бухгалтерии), для создания отчетов по закупкам и заказам на поставку. • Контроль под отгрузками, процедурами • Коммерческие счета, их хранение • Проверка расходов офиса • Перевод документов • Представительские расходы • Заказ билетов, организация командировок, резервирования и покупки билетов, гостиниц. • Решение проблем с получением визы, аккредитации, паспорта • Исследования рекламы через статьи, предоставление их анализа • Участие на переговорах относительно коммерческой рекламы • Решение некоторых административных вопросов • Отслеживание прохождение оплаты по банку • Работа в качестве персонального ассистента Руководителя. • Работа в качестве офис менеджера компании (закупка канцелярии, оргтехники, отслеживание арендных отношений, подготовка документов по расходам) • Опыт: знание полного цикла логистической системы от момента оформления заявки до получения на складе, системы отслеживания ТМЦ. Знание терминологии (англ.яз.)

Факультет иностранных языков и программирование., Диплом